Что такое сканированные копии документов?

Что такое скан-копии документов?

Издавна в документообороте используются бумажные копии документов. Однако, такой вариант имеет ряд недостатков – риск быть утраченным, испорченным и так далее. Поэтому, с развитием высоких технологий, широкую популярность сегодня завоевывает ниша электронного документооборота внутри компаний, между ними, а также во взаимодействии с государственными органами, и ее корневым элементом являются сканкопии документов.

Сканкопии – это отсканированные, оцифрованные копии документов, которые хранятся в электронном виде и могут быть пересланы по электронной почте или любым другим способом. Это графический документ, текст которого также может быть при необходимости распознан специальными программами.

Есть много положительных сторон использования скан-копий документов. Они не портятся, процедура пересылки занимает абсолютный минимум времени, особых условий хранения нет, размножение и создание дополнительных копий осуществляется быстро. Стеллажи и свободное пространство в офисах комфортно пустеет, документы хранятся тысячами на электронных носителях или в облачных хранилищах, и уровень их защиты при этом высокий.

Где используются копии?

Сфера применения слишком широка, чтобы пытаться сформулировать ее списком тезисов. Сканировать и оцифровывать можно буквально все для упрощения документооборота отдельно взятой компании или государственной структуры. Однако, порядок хранения бумажных копий во многих местах пока что сохраняется, и мы можем говорить о своеобразном переходном периоде. Но качество и практичность электронных копий не уступает бумажным аналогам ни по одному пункту. Качество копии? Можно добиться отчетливость каждой точки документа на полученном фото. Мелкие шрифты? Можно приблизить в любом графическом редакторе до пикселей.

Если сделать копию на качественном оборудовании, сохранятся водяные знаки. В отдельных случаях, сканкопии даже используют и принимают на замену оригиналам – например, для процедуры подтверждения данных паспорта. Порядок использования электронных документов аналогичен действиям с оригиналами. Отправлять непроверенным лицам их не стоит, ведь сканы с персональной информацией можно легко задействовать против владельца этих данных. Для хранения на сервисах, облачных хранилищах и других электронных источниках используется шифрование и различные способы дополнительной защиты файлов.

Архивирование электронных копий

Любую сканкопию можно заархивировать и сохранить по аналогии с бумажными копиями. Для этого задействуются хранилища с системами защиты во избежание вмешательства злоумышленников. Если документы хранятся на физических носителях, лучше всего использовать флеш-карты с паролем.